«Пандемия вынудила переоценить не только возможности удаленного взаимодействия, но и принципы сосуществования персонала в офисе. Практически всем компаниям сейчас приходится решать проблемы организации офисной работы в связи с переводом части сотрудников на удаленный или гибкий режим работы. Руководители решают множество вопросов: как эффективно организовать коллективную работу над проектами, как контролировать численность одновременно находящихся в офисе сотрудников, как не создавать очереди к местам общего пользования или переговорным комнатам. От ответов на эти вопросы сегодня во многом зависит здоровье персонала и эффективность бизнеса.
При этом руководители должны действовать максимально гибко, ведь резкое изменение формата работы — сильный стресс для сотрудников, даже если они этого не показывают. Важно формировать новые привычки и показывать, что все инициативы направлены прежде всего на сохранение здоровья и обеспечение безопасности сотрудников.
В таких условиях цифровые сервисы становятся уже не просто дополнительным инструментом повышения эффективности, а неотъемлемой частью современного рабочего процесса. Так, если запуск, например, в отделе продаж CRM-системы в начале рабочего дня уже стал данностью, то бронирование своего рабочего места в специальном приложении — это как раз новая привычка, сформировать которую еще предстоит.
При этом важно, чтобы программный продукт был максимально легким для внедрения и максимально удобным для пользователей — в противном случае сотрудники будут воспринимать его как дополнительное усложнение и не будут им пользоваться. Например, наше приложение Simple office позволяет в пару кликов не только забронировать свободное рабочее место, но и с помощью фильтров подобрать то, которое удовлетворяет предпочтениям или техническим параметрам, а можно просто нажатием одной кнопки забронировать любое доступное. Для комфорта персонала это очень значимо. К тому же именно такой подход позволяет обеспечить сокращение офисных мест и, соответственно, затрат на их содержание.
Еще одна проблема, которую помогает решить цифровизация, это минимизация скопления людей в местах общего пользования — например, в столовой: через приложение видна загрузка и свободные места, которые можно забронировать. Так же осуществляется бронирование переговорных комнат, конференц-залов и т.д.
Такой цифровой подход позволяет руководителям компании оценивать уровень загрузки. Соответственно, низкая загрузка — это сигнал к тому, что, возможно, стоит переехать в меньший офис и сократить расходы. Можно просчитать экономику такой трансформации: если верить статистике, то около 30% сотрудников могут эффективно работать удаленно или посменно, следовательно офисные площади можно сократить почти на 20%. При средней стоимости аренды в бизнес-центре класса А — почти 2 тыс. рублей за метр — экономия будет весьма существенной, что особенно ценно в период экономической турбулентности. Мы это знаем по собственному примеру. До пандемии мы подыскали себе офис побольше, и уже чуть ли не начали делать ремонт. В итоге, дождавшись окончания ограничительным мер, мы пришли к выводу, что при гибком подходе, нам не потребуется офис большего размера.
Так что мы должны быть благодарны удаленке за то, что у большого количества людей и компаний поменялось понимание процессов. Цифровизация стала идти более активно даже в тех направлениях, которые раньше считались не первоочередными. Где-то руководители не видели возможностей для внедрения цифры, где-то просто не доходили руки — пандемия вынудила пересмотреть эти подходы. Именно поэтому мы видим изменение рынка: он становится гибким, открывая новые перспективы».
