Формат корпоративного ивента с каждым годом становится более насыщенным: компании ищут новые способы взаимодействия с сотрудниками. В то же время, работодатели стали более рационально подходить к тратам и ограничивать бюджет на проведение корпоративных мероприятий — кто-то сокращает расходы на оформление и шоу-программу, а кто-то объединяет празднование Нового года и дня рождения компании. Каких ошибок стоит избегать при проведении мероприятия для сотрудников — в материале РБК+.
Инстаграмное застолье
«Традиционно предпочтительный формат празднования новогоднего корпоратива у российских работодателей — это застолье в ресторанах или кафе. На втором месте по популярности — клубы и подобные им площадки», — рассказывает директор HeadHunter по Северо-Западу Юлия Сахарова. По ее словам, в последнее время растет спрос на тимбилдинги, мастер-классы и другие активности, способствующие объединению коллектива.
Эксперты и игроки рынка ивентов отмечают, что не существует каких-либо отраслевых различий при проведении корпоративного мероприятия, однако есть определенные тенденции. «Банки, строительные и логистические компании чаще предпочитают классический формат банкета — торжественный ресторан, круглые столы с белыми скатертями, полное накрытие, ведущий, меню из хитов русской и европейской кухонь. Более «молодые» отрасли вроде IT, рекламы и ресторанного бизнеса охотнее выбирают формат фуршета со свободным общением коллег. На столах появляются авторские тапасы, яркие азиатские закуски», — поясняет главный редактор Restorating.ru Александра Попова. По ее словам, в последние годы стали популярны сборные корпоративы, когда в одном месте собираются несколько компаний. Это позволяет сократить траты на аренду площадки. «Для закрытых корпоративов актуальнее становится загородный формат, в программы добавляется больше интерактива. Не просто оливье и Дед Мороз — больше комплексных сюжетов, появляются попытки иммерсивных шоу-корпоративов», — добавляет она.
«Тренды в проведении корпоративов постоянно меняются, но безусловно в последние годы больше внимания уделяется оформлению и шоу», — говорит владелец сети брендов по организации праздников SKYSHOWEVENT Марина Пашкевская.
«Корпоративы становятся более лаконичными в своей стилистике, продуманными и «инстаграмными». Даже в оформлении: вместо шаров — цветы, вместо фейерверков — холодные свечи, красивое брендирование», — добавляет Александра Попова.
Комплексное решение
Для того чтобы мероприятие не стало провальным, эксперты по организации ивентов советуют начать с выбора формата. «С каждым годом все больше компаний в рамках корпоративов делают акцент на сближение коллектива, знакомство сотрудников из разных отделов (из других городов, стран), — отмечает банкетный менеджер видового ресторана на Крестовском острове Royal Beach Наталья Маркевич. — Безусловно, это всегда и было основной целью копроративного мероприятия, но сейчас в программах меньше официоза, больше активностей, игр, конкурсов, нацеленных на сплочение коллектива, вдохновение общей целью развития компании. Корпоративы стали более демократичными в плане общения руководства с рядовыми сотрудниками, чаще в программы включаются номера-самодеятельность и нередко с участием директоров».
Один из лучших способов сплотить коллектив — игра. «Наши корпоративные мероприятия позволяют развить командную работу, укрепить межличностные отношения как внутри отделов, так и между ними, преодолеть некоторые барьеры, к примеру, между офисом и производством, познакомить и объединить людей, — говорит менеджер по обучению кондитерского объединения «Любимый край» Виктория Соколова. — К примеру, летний тимбилдинг — это и празднование дня рождения компании, и решение задач командообразования. Один из наших праздников назывался «Невозможное возможно», когда коллеги в командах преодолевали различные препятствия. В следующем году — сочиняли песни и исполняли их со сцены перед коллегами. В другой раз — участвовали в фотоквесте».
Наталья Маркевич: «С каждым годом все больше компаний в рамках корпоративов делают акцент на сближение коллектива, знакомство сотрудников из разных отделов (из других городов, стран). Безусловно, это всегда и было основной целью копроративного мероприятия».
Корпоратив также способствует развитию неформальных отношений внутри коллектива. «Мы за то, чтобы людей в компании связывало что-то большее, чем просто корпоративная коммуникация. Честно говоря, нам не нравится словосочетание «корпоративное мероприятие», мы скорее за «дружеская встреча», — рассказывает директор по развитию ГК «БестЪ» Елена Ширшова. — Самое важное в таких встречах — найти что-то, объединяющее всех: путешествия, искусство, литература, спорт, — все это может стать отличным фундаментом для планирования корпоративного события. Нужно опросить заблаговременно сотрудников — собрать мнения и пожелания, это тоже может помочь в подготовке».
Некоторые компании используют корпоратив для решения рабочих вопросов. Но здесь важно не превратить праздник в совещание. «Во время корпоративных мероприятий мы также решаем рабочие вопросы, но делаем это аккуратно и очень ненавязчиво, если что-то притягивать «за уши» или делать агрессивно, это может дать обратный эффект, — делится опытом менеджер по внутренним коммуникациям «Герофарм» Кирилл Ловчиков. — Ежегодно мы организуем масштабные выездные мероприятия (цикловые совещания) для наших сотрудников из департаментов продаж и маркетинга, которые съезжаются со всей России и стран СНГ. Разработка концепции этих мероприятий начинается с обсуждения идей, которые необходимо транслировать сотрудникам, после чего мы кропотливо работаем над созданием нейминга, дизайна и оригинального контента события».
Также в рамках корпоративного мероприятия компании стараются премировать и награждать сотрудников. «В компании «Балтика» мы концентрируемся на проведении самого крупного для нас корпоративного мероприятия — награждения победителей программы «Лучшие люди». Это высшая корпоративная награда, благодаря которой мы выявляем новые таланты, лучших лидеров и лучшие команды в компании, — говорит старший директор по коммуникациям региона Восточная Европа компании «Балтика» Надежда Овсянникова. — Мероприятие проходит в течение нескольких дней в нескольких локациях. Событийная программа включает в себя посещение завода, экскурсию по Санкт-Петербургу, награждение победителей топ-менеджерами и вечеринку для сотрудников в ресторане».
Универсальная формула наполнения мероприятия — спланировать программу таким образом, чтобы она была насыщенной, разноплановой и давала возможность участникам не только поесть и пообщаться, но и двигаться. «Кстати, о конкурсах: сколько бы их ни планировали, количество призов обязательно должно быть рассчитано с запасом», — советует руководитель направления подбора персонала «Фармакор Продакшн» Ирина Веселкова.
Бюджет на развлечения
Традиционно наибольшая часть расходов приходится на площадку. Чаще всего это ресторан — аренда зала (если есть), кухня, алкоголь. Впрочем, возможны вариации: кто-то делает ставку на меню, кто-то — на шоу-программу. Соответственно, различается общий бюджет мероприятия.
«Согласно данным опросов HeadHunter, проведенных среди работодателей из Петербурга, каждая вторая компания готова потратить на празднование Нового года не более 100 тысяч рублей, бюджет каждой пятой — 100-200 тысяч рублей, каждой десятой — более 300 тысяч рублей и до полумиллиона. Разумеется, есть те, чья планка расходов превышает миллион рублей, но их не более 3%», — поясняет Юлия Сахарова. По данным Restorating.ru, основные ценовые категории на корпоративное мероприятие в ресторане — 2500, 3500 и 4000 рублей за меню (без алкоголя). Предложения «все включено» варьируются в районе 3500-4000 рублей.
Юлия Сахарова: «Каждая вторая компания готова потратить на празднование Нового года не более 100 тысяч рублей, бюджет каждой пятой — 100-200 тысяч рублей, каждой десятой — более 300 тысяч рублей и до полумиллиона».
При этом тенденция последних лет — экономия на разных статьях расходов, отмечают эксперты. «Сейчас траты на площадку вместе с едой и напитками составляет 50%, остальные 50% — программа. Иногда площадка забирает и 70-80% от бюджета. Раньше расчет на программу был гораздо выше — 70% и более», — поясняет Марина Пашкевская. «У многих компаний бюджет значительно сократился. К сожалению, многим из них просто не выделяют средства на проведение новогоднего корпоратива в этом году», — добавляет генеральный директор компании Event Hall «Таврический сад» Юлия Митрофанова.
«Есть компании, которые проводят корпоративы с максимальной экономией, снижая расходы за счет выбора более скромной площадки, перекладывая часть затрат на плечи сотрудников, отказываясь от услуг подрядчиков-организаторов, алкоголя или перенося дату празднования на не самые популярные даты», — добавляет Юлия Сахарова.
По данным HeadHunter, только 65% петербургских компаний организуют новогодние корпоративы. Остальные либо вовсе не планируют праздновать, либо принимают решение, исходя из финансовых показателей года.
Место для всех
Важный пункт организации мероприятия для компании — выбор места. Первый фильтр при выборе локации — бюджет мероприятия. Затем — расположение. «Одним компаниям важно найти площадку вблизи офиса или метро, другим, особенно крупным, желательно быть ближе к центру», — говорит Александра Попова.
Следующий критерий — вместимость. «Зал должен дать возможность организовать зону welcome, где собираются гости, комфортную рассадку с обзором сцены для каждого и, конечно, пространство для танцев», — добавляет Наталья Маркевич из ресторана Royal Beach.
«Практически у всех есть четкие требования к интерьеру — классика или лофт, видовые площадки, клубные рестораны, бары. Иногда клиенты могут не рассматривать какое-то место, но когда им рассказываешь об особенностях оформления и вариантах зонирования, напоминаешь, что в современном мире работают умелые декораторы и стилисты, решение может кардинально измениться», — продолжает Александра Попова.
«При выборе площадки важно, чтобы она была оснащена всеми возможными опциями: хорошая кухня, сервис, приветливый персонал, адекватный управляющий, винная карта, динамический и архитектурный свет, правильный звук, экран, парковка», — добавляет Марина Пашкевская. «Возможность использовать территорию на улице тоже играет роль при выборе площадки», — добавляет Наталья Маркевич.
Отдельного внимания требует кухня. «Чтобы оценить качество блюд, рекомендуем провести дегустацию своего банкетного меню. Если заведение не может отойти от стандартного банкетного меню и предложить что-то индивидуальное по вашему запросу, это повод задуматься. Заказывая торт на стороне, имейте в виду, что всегда есть риск повредить его при транспортировке», — советует Наталья Маркевич.
«При выборе площадки мы рекомендуем руководствоваться несколькими принципами: локация, уровень обслуживания, качество питания, а также количество посадочных мест. Для наших гостей огромную роль играют не только эти факторы, но и отсутствие арендной платы и пробкового сбора», — говорит Юлия Митрофанова.
Время традиций
Чтобы мероприятие выделялось на фоне однообразных корпоративных событий, стоит придать ивенту дополнительные смыслы — например, ввести традицию, которая будет свойственна только вашей компании и объединит коллектив. Так, ГК «БестЪ» создала традицию sharing, когда каждый может принести новую, но бесполезную для себя вещь и обменять ее на что-нибудь другое. Одна из традиций компании «Фармакор Продакшн» — дарить подарки детям сотрудников.
Другой традицией, полезной для компании, может стать обратная связь. Профессиональные организаторы советуют собрать впечатления сотрудников о событии в конце мероприятия или на следующий день. Это даст возможность учесть ошибки и удачные решения, чтобы следующее мероприятие получилось более ярким и запоминающимся.
