Исследования рекрутинговых агентств и крупных компаний-работодателей показывают, что с окончанием пандемии значимая часть сотрудников предпочтет продолжить работу из дома. Многие топ-менеджеры к этому уже готовы и благодаря организованным виртуальным офисам извлекают из «удаленки» экономическую выгоду для компании; а некоторые только начинают выстраивать бизнес-процессы «в облаке». Какие есть нюансы в организации виртуального офиса и как сохранить эффективность сотрудников на удаленке — обсудили эксперты на public talk «Виртуальные офисы» в рамках IX Digital Forum РБК.
Уход в онлайн
До 60% сотрудников российских компаний намерены и после пандемии полностью или частично работать удаленно, следует из исследования, проведенного консалтинговой компанией BCG и альянсом рекрутинговых сервисов The Network при участии сервиса поиска работы HeadHunter. Большинство из них намерены выбрать работу с гибкой моделью, а не полной «удаленкой».
Как отмечает руководитель макрорегиона Северо-Запад MANGO OFFICE Алексей Горбунов, 51% клиентов компании «Манго Телеком» имеет удаленно работающих иногородних специалистов или твердое намерение в ближайшей перспективе ввести их в штат. Компания провела исследование, которое подтвердило, что российские компании все чаще практикуют наем сотрудников в других регионах, привлекая персонал на дистанционную работу — без релокации, а именно на постоянную удаленную работу. Продавцы на телефоне, специалисты по обслуживанию клиентов, ИТ-специалисты, линейные менеджеры прекрасно могут действовать в таком режиме.
«Я точно знаю, что некоторые компании, у которых есть колл-центр, полностью перевели его на удаленный режим работы, многие — как раз в регионы, потому что так выгоднее. Те бизнесы, которые до 2020 года работали в режиме виртуального офиса, в пандемию поняли, что выбрали правильный путь для своей компании», — говорит Горбунов.
Современные информационно-коммуникационные технологии позволяют на высоком уровне поддерживать вовлеченность даже удаленного персонала в бизнес-процессы, обеспечивают полный контроль реальной производительности, отмечает Горбунов.
Правила безопасности
Переход в виртуальные офисы должен подстегнуть бизнесы серьезнее задуматься о безопасности данных, которыми располагают сотрудники компаний. Руководитель представительства IBM в Санкт-Петербурге и Северо-Западном регионе Алексей Иващенко рекомендует компаниям в цифровом пространстве для обеспечения безопасности данных составить для сотрудников правила цифровой гигиены, которые могут меняться в зависимости от характера используемых сервисов и условий, в которых они работают. «Но общий подход можно свести к набору правил повседневного поведения — не оставляйте ключи от вашей квартиры в общедоступных местах, не кладите кошелек в наружные карманы, не афишируйте данные о себе и своей семье и т. д.», — говорит эксперт.
Как отмечает Алексей Иващенко, для провайдеров, которые обслуживают компанию на удаленной работе, виртуальный офис — это дополнительная ответственность. Кто будет отвечать за потерю доступа к каналу, по которому передаются данные — компания-заказчик или провайдер — решается в договорах оказания услуг. «Когда компания большая, и 10 тыс. или даже 5 тыс. сотрудников выходят в виртуальный офис, она может позволить себе содержать свою собственную IT-инфраструктуру, которая защищается компанией на всех уровнях. Но маленьким компаниям невыгодно иметь собственную инфраструктуру электронных сервисов для удаленной работы; им выгоднее иметь гибридный контракт с провайдером, по которому он только в определенных случаях отвечает за безопасность данных», — говорит Иващенко.
Эксперт добавляет, что компания для защиты данных во время дистанционной работы может выпустить внутренние регламенты, в которых, например, может запретить сотрудникам использовать ряд приложений для рабочего общения или вставлять flash-карты в рабочие ноутбуки.
Новые IT-инструменты
В прошлом году на рынке появилось много новых IT-продуктов, которые предлагают различные решения для организации виртуального офиса. Как говорит Алексей Иващенко, большинство этих услуг продается «пакетами» и имеют свою специфику в зависимости от направления деятельности компании. «Мы предлагаем решения, которые закрывают сразу несколько параметров безопасности. Какие именно — зависит отдельно от каждой компании, потому что в IT-безопасности важную роль играет специфика бизнеса: чем занимается компания — торговлей, производством, разработкой», — говорит он. По словам Иващенко, малый и средний бизнес, который пережил пандемию и удержался на рынке, тоже готов платить за такого рода услуги.
Большим спросом в период удаленной работы пользуются решения, в рамках которых компании могут объединить все каналы коммуникации в рамках одного «окна», и при этом предоставить возможность анализа всех действий и управления сотрудниками. Речь идет об UCaaS-коммуникациях, которые объединяют различные каналы связи в единую унифицированную платформу.
По словам Горбунова, такая платформа содержит все необходимые инструменты: голосовую и видеосвязь, облачные адресные книги, информацию о присутствии, управление вызовами, конференции, обмен мгновенными сообщениями и файлами. При этом история коммуникаций аккумулируется в единой ленте и актуальна одновременно на всех устройствах пользователя. Это оказывает непосредственное влияние на скорость и качество бизнес-процессов.
Работа под давлением
Вопрос, который пока остается открытым — как перенести в виртуальный офис корпоративную культуру. Пока что, признают участники дискуссии, технологии не могут полностью заменить живое общение в реальном офисе. Поэтому, полагает Алексей Иващенко, работодателю необходимо проверять психологическое состояние сотрудников на «удаленке». «Сотрудники не должны чувствовать себя обделенными. Чтобы выявить или предупредить такое состояние, есть много инструментов, в том числе онлайн-видео, текстовые онлайн-опросники. Я считаю, опросы о состоянии сотрудника и его связи с компанией, в виртуальном офисе нужно проводить регулярно», — говорит он. Иващенко отмечает, несмотря на отдельные преимущества дистанционной работы, исследования показывают, что она оказывает определенное психологическое давление и на сотрудников, и на руководителей.
Но по мнению Алексея Горбунова, в 2021 году компании продолжат «переезжать» в виртуальные офисы и переходить на гибридные форматы работы.
