До половины сотрудников российских компаний переведены на удаленную работу без соответствующего оформления. Причин для этого множество: от нехватки времени для должного уведомления до слишком большого числа сотрудников, которых нужно было оперативно перевести на дистанционную работу. Чем это грозит персоналу и их руководству — в материале РБК+
Работа, которой нет
Столь популярный в последнее время термин «удаленка» не имеет под собой юридического основания. Дело в том, что в Трудовом кодексе РФ, такого понятия нет, отмечают юристы. Ближайшее определение, которым вынуждены оперировать работодатели и юридические департаменты — «дистанционная работа», но и она не описывает нюансы, связанные с временной удаленной работой.
«Иными словами, в действующем трудовом законодательстве нет правового механизма, который позволял бы работнику временно переходить на «удаленку», если того требуют объективные — от ремонта в офисе до самоизоляции по указу властей — или субъективные обстоятельства, к примеру, семейная ситуация», — отмечает старший юрист Borenius Russia Ирина Дударева.
Хотя попытки внести в Трудовой кодекс понятие «временная удаленная работа» предпринимались еще до пандемии. Такая норма позволила бы сотрудникам временно работать из дома без внесения изменений в действующий трудовой договор, отмечают юристы. «Однако пока соответствующих законопроектов в Государственную Думу не вносилось, необходимо решать вопрос с использованием наиболее близких из уже существующих правовых механизмов», — говорит Ирина Дударева.
Таких механизмов на сегодняшний день два, отмечает старший юрист юридического бюро «Григорьев и Партнеры» Светлана Виногорова. Первый — заключение с работником дополнительного соглашения к трудовому договору о переводе сотрудника на дистанционную работу, второй — одностороннее изменение организационных/технологических условий труда по инициативе работодателя с возможным последующим увольнением сотрудника в случае несогласия работать на новых условиях и несогласия занять предложенную вакансию. Второй путь сложнее и дольше.
Некоторые компании, чтобы обойти изменение трудового договора, разрабатывают на предприятии единую Политику о дистанционной работе. Но все перечисленные варианты, добавляют опрошенные РБК+ юристы, имеют один важный нюанс — необходимость уведомить сотрудника об изменениях за два месяца, что сложно было сделать в текущих условиях.
«Как показала сложившаяся за последний месяц практика, работодатели в общей своей массе пошли путем перевода своих сотрудников на удаленный режим работы, причем добрая половина сотрудников была переведена на такие условия работы без оформления с ними каких-либо дополнительных соглашений, что было вызвано разными причинами, но очень часто нехваткой времени на соблюдение формальностей и большим количеством переводимых сотрудников», — резюмирует руководитель трудовой практики ССП-Консалт Ева Тимофеева.
Бытовые угрозы
Дистанционная работа, согласно Трудовому кодексу, подразумевает взаимодействие работодателя и сотрудников путем обмена электронными документами, поэтому, если компания не успела своевременно оформить дополнительное соглашение с работником в обычной письменной форме перед его отправкой на удаленку, то это следует сделать как раз в виде электронного документа, отмечает Ева Тимофеева. Наличие такого документа позволит избежать в будущем множества проблем, связанных с дистанционной работой.
Переход на удаленную работу предполагает, что сотрудник может использовать личный компьютер. «Однако в данном случае может остро вставать вопрос безопасности данных работодателя, в том числе персональных данных, за защиту которых отвечает именно работодатель. Ведь домашний компьютер нередко используется не только одним членом семьи, да и работодателю будет затруднительно контролировать, а тем более ограничивать посещение пользователями домашнего ПК тех или иных небезопасных ресурсов и использование потенциально вредоносных программ», — говорит Ирина Дударева. Одно из решений — обеспечить всех «удаленщиков» служебными компьютерами и установить в дополнительном соглашении обязанность работника использовать именно служебную технику, чтобы обеспечить информационную безопасность.
К числу технических мер можно также отнести использование актуального программного обеспечения, антивирусных программ, VPN (виртуальных частных сетей), обеспечение входа в систему путем многофакторной идентификации, более сложные пароли, которые также периодически следует изменять, постоянный мониторинг и контроль за действиями пользователей и т.п, перечисляет Светлана Виногорова. Работников при этом необходимо проинформировать о правилах информационной безопасности и напомнить об ответственности за разглашение коммерческой тайны, вплоть до увольнения.
Время и сроки
Важный технический момент, связанный с удаленной работой касается ее продолжительности. Юристы предлагают в дополнительном соглашении указать, что работник будет трудиться удаленно только в течение определенного периода, например, до отмены ограничений, связанных с COVID-19. «Это позволит дополнительно защитить интересы обеих сторон: работодатель сможет исключить риск того, что работник откажется возвращаться к офисной работе, а работник сможет не беспокоиться о том, что если удаленная работа окажется достаточно эффективной, работодатель решит оставить работников на «удаленке» для целей экономии на аренде офиса», — уточняет Ирина Дударева.
Еще один существенный аспект — график работы. По общему правилу дистанционной работы, режим рабочего времени и времени отдыха работник определяет самостоятельно. Однако на практике это может привести к остановке рабочих процессов. «Если работа в организации предполагает взаимодействие работников, очевидным образом, это требует установление им одинакового рабочего времени. В противном случае менеджер не сможет связаться с бухгалтером для проведения платежа или с системным администратором для устранения технической неполадки, поскольку у каждого будет собственный режим рабочего времени», — приводит пример Ирина Дударева.
«Поэтому в дополнительном соглашении с сотрудником, в том числе следует указать график работы, порядок обмена информацией о рабочих заданиях, формы отчета об их выполнении, порядок предоставления работнику необходимых для выполнения работы оборудования, программ или порядок компенсации расходов работника на их использование и другие», — отмечает Светлана Виногорова.
Важным в рамках удаленной работы также становится вопрос оценки эффективности. Но по словам Евы Тимофеевой, он скорее лежит не в правовой плоскости, а в экономической, т.к. с точки зрения норм трудового права на дистанционного работника распространяются абсолютно все нормы ТК РФ.
Задача работодателя в этих условиях прописать критерии эффективности в дополнительном соглашении. «Например, подробно регламентировать порядок информационного взаимодействия работника с работодателем — обязательные ответы на звонки или электронные письма работодателя в течение 15 минут, порядок контроля за выполненными заданиями — например, ежедневное направление отчетов, и включение в дополнительные основания для увольнения неисполнение работником установленных работодателем требований», — говорит Светлана Виногорова.
Необъявленный карантин
Необходимо учитывать, что как такового карантина во всей России пока нет. Сообщения органов власти в России о профилактических мерах по борьбе с коронавирусом — это противоэпидемиологические мероприятия, а не карантин, уточняют юристы. «В итоге работодатель пока не вправе заставлять работников с симптомами простуды обращаться ко врачу, как и не вправе запретить сотрудникам личные поездки — в свободное от работы время они имеют право действовать по своему усмотрению. Также нельзя требовать от работников сообщать о заграничных поездках, — это может быть только личной инициативой работника», — уточняет Ева Тимофеева.
При этом заставить работника уйти в неоплачиваемый отпуск на период самоизоляции или нерабочего апреля работодатель не вправе, отмечает Светлана Виногорова — это право работника, а не обязанность. «Заставлять работать во время режима самоизоляции также недопустимо, ибо работодатель обязан обеспечивать безопасные условия и охрану труда, а COVID-19 входит в Перечень заболеваний, представляющих опасность для окружающих», — говорит юрист. «Поэтому в случае наступления тяжелых последствий применима даже норма ст. 236 УК РФ как в отношении работодателя, так и сотрудника, который пренебрег самоизоляцией», — добавляет Ева Тимофеева.
При этом закон не устанавливает, как на практике оформлять изоляцию. Поэтому, если работник выразит желание трудиться на больничном удаленно, то нужно оформить допсоглашение с работником. Кроме того, можно договориться с сотрудником, что он берет больничный, но в это время работает дистанционно. Если работник не хочет трудиться на больничном, то работодатель не вправе его заставить это делать. Если же работа на дому для сотрудника невозможна, а сотруднику не выдали больничный лист, необходимо оформить простой по независящим от сторон трудового договора обстоятельствам и оплатить его работнику в размере двух третей от его оклада, уточняет Ева Тимофеева.
При этом весь апрель 2020 года, который объявлен президентом нерабочим, заставить сотрудников работать могут только те организации, на которых Указ президента не распространяется — в частности, непрерывно действующие организаций, медицинские и аптечные организации; организации, обеспечивающие население продуктами питания и товарами первой необходимости, выполняющие неотложные работы, оказывающие неотложные финансовые услуги и иные организации, которые могут быть определены на региональном уровне, напоминает Ирина Дударева. «Если же компания не входит в список исключений и, следовательно, в соответствии Указом не должна работать в апреле, то, как неоднократно разъясняли в Минтруде, работники таких компаний по соглашению с работодателем вправе продолжать работать удаленно. Однако продолжение работы в нерабочие дни — право, но не обязанность, поэтому работник вправе отказаться работать в апреле, а работодатель не вправе его заставить или применить меры дисциплинарного взыскания за отказ от работы в нерабочие дни», — добавляет юрист.
Заставить уйти работника в неоплачиваемый отпуск работодатель не может, подчеркивают юристы, и уволить тоже. «Безосновательно увольнять работников в период карантина нельзя, это может повлечь прокурорскую проверку или проверку инспекции по труду. То есть расторгать трудовые договоры по причине пандемии запрещено», — резюмирует Ева Тимофеева.
Зарплата, простой и увольнение
Один лишь факт перехода на дистанционный режим работы не является основанием и для снижения заработной платы, поскольку трудовые обязанности и объем работы остаются прежними, отмечают юристы. «Поэтому в качестве мер стимулирования к труду следует закрепить в локальных актах работодателя, в трудовом договоре с сотрудником, что размер его заработной платы, в частности ее премиальной части, будет зависеть от эффективной работы и достижения закрепленных показателей. Важно при этом подобные требования сформулировать достаточно подробно, чтобы избежать возможных споров», — отмечает Светлана Виногорова.
Снижение заработной платы возможно лишь в том случае, если работодатель договорится с работником о сокращении его рабочего дня и пропорциональном уменьшении заработной платы, но такое уменьшение допустимо исключительно при условии прямого волеизъявления работника и его согласия на новые условия, уточняет Ирина Дударева.
Но не все виды работ можно перевести на дистанционный режим. Введенные ограничительные меры напрямую повлияли на бизнес: это и срыв поставок, проблемы с логистикой, отсутствие новых заказов. С точки зрения трудового законодательства, к рассматриваемой ситуации применимо такое понятие как «простой», под которым понимается приостановка работы всех или некоторых категорий сотрудников с выплатой 2/3 от оклада в течение всего времени простоя. Объявление простоя в данной ситуации позволило бы снизить расходы работодателя на оплату труда в условиях фактической приостановки работы.
Однако объявление простоя в течение нерабочего месяца несет в себе существенные риски. «Во-первых, причиной простоя должно являться отсутствие работы. Однако апрель уже объявлен нерабочим, следовательно, работа в апреле и так не предполагается, что ставит под сомнение обоснованность причины простоя. Во-вторых, согласно указу Президента РФ в течение апреля за работниками должна сохраняться полная заработная плата, тогда как в режиме простоя предполагается выплата только 2/3 заработной платы. Иными словами, регулятор может решить, что реальной причиной введения простоя явилось не отсутствие работы (ее и так не должно быть в нерабочие дни), а желание сократить расходы на оплату труда», — предостерегает Ирина Дударева. В итоге в самом затруднительном положении оказались организации, работа в которых требует исключительно физического присутствия: с одной стороны, они вынуждены приостановить работу, а с другой стороны — обязаны платить заработную плату в полном объеме всем сотрудникам.
Уволить же дистанционного работника можно по общим основаниям. «Однако следует отметить, что сложно доказуемым будет увольнение за прогул, ибо дистанционный работник выполняет трудовые функции вне стационарного рабочего места вне контроля работодателя», — отмечает Светлана Виногорова.
Дистанционное будущее
Во время карантина некоторые организации, например, медицинские или связанные с процессом организации торговли продуктами питания или первой необходимости начали испытывать нехватку кадров. Организовать найм новых сотрудников юристы рекомендуют онлайн. «Если же процесс труда такого работника можно будет организовать как удаленный, то рекомендуется сразу заключить с ним трудовой договор как с дистанционным работником», — отмечает Ева Тимофеева.
В среднесрочной перспективе, сложившаяся ситуация повлечет закономерные изменения в моделях поведения. «Во избежание распространения инфекций будет больше уделяться внимания соблюдению гигиенических требований, очные собрания и встречи будут по возможности заменять на заочные и дистанционные. Кроме того, компании осознают острую необходимость всегда иметь запасные стратегии ведения бизнеса и выхода из кризисных ситуаций на случай непредвиденных ситуаций», — говорит Светлана Виногорова.
Кроме того, массовый переход на «удаленку» неизбежно повлияет на корпоративную культуру внутри российских компаний. «Текущая ситуация дает возможность работодателю выстроить партнерские отношения с сотрудниками, ведь на сегодняшний день значительное число работников по всей стране продолжают работать на «удаленке», несмотря на объявленные нерабочие дни и то, что они не получают повышенной оплаты за такую работу, — отмечает Ирина Дударева. — Пожалуй, это и есть та самая корпоративная культура, к которой мы все стремились. С другой стороны, тем работодателям, чьи сотрудники не проявили такого понимания и отказались работать на «удаленке», продолжив получать полную заработную плату, и отказались поддержать работодателя, терпящего убытки, стоит задуматься о том, что привело к такой позиции работников. И даже в последнем случае, у работодателя открывается важная зона развития, потому что начинать строить корпоративную культуру никогда не поздно».
