Автоматизировать процессы по управлению человеческими ресурсами сейчас пытаются во многих странах мира. Например, компании с огромным штатом сотрудников, разбросанных по разным городам и странам, внедряют мобильные приложения для отчетности и оценки эффективности работы персонала. Россия тоже не осталась в стороне от глобального тренда на оптимизацию работы HR-департаментов. Главное препятствие внедрению современных технологий в эту сферу — недостаток средств и консерватизм бизнесменов.
Смена приоритетов
Глобальный тренд на автоматизацию подтверждается тем фактом, что еще 10 лет назад провайдеры ERP-систем поставляли бизнесу свою продукцию без блока управления трудовыми ресурсами — эту опцию предлагали отдельными пакетами, как второстепенную. Сегодня подбор персонала, обучение, performance management — ключевой блок ERP-систем во многих международных корпорациях.
«В России автоматизация в сфере HR стала одним из трендов текущего года» — отметил менеджер по маркетингу консалтинговой компании Coleman Services Михаил Кирьянов. Такой вывод был сделан по итогам опроса HR-специалистов 38 российских и международных компаний, проведенного Coleman Services. В ходе исследования респонденты назвали функции кадровых служб, которые хотели бы автоматизировать.
Около четверти участников опроса сообщили, что намерены автоматизировать процессы HR-аналитики. Михаил Кирьянов пояснил, что речь идет о таких функциях, как сбор данных по внутренним HR-метрикам и мониторинге внешних HR-бенчмарков. По словам эксперта, 22% респондентов считает важным автоматизировать кадровый учет и администрирование персонала, 19% — процессы оценки, адаптации, обучения и развития сотрудников, 16% — расчет компенсаций и льгот, 10% — подбор людей, 7% — корпоративные коммуникации, 1% — talent management, 1% — HR-брендинг.
Еще 10 лет назад ERP-системы поставлялись без блока управления человеческими ресурсами — эту опцию предлагали как второстепенную. Сегодня подбор персонала, обучение, performance management — ключевой блок ERP-систем во многих международных корпорациях.
Меньше бумаги
Пионерами по внедрению новых технологических подходов к управлению, как правило, являются крупные международные компании, активы которых расположены в разных странах.
Для удобства управления подразделения таких компаний функционируют по единым корпоративным правилам и стандартам. Например, в российской дочерней компании концерна BSH Hausgeraete GmbH — ООО «БСХ Бытовые Приборы» (входящего в Группу Bosch) кадровое администрирование уже частично автоматизировано. Как сообщили в департаменте по работе с персоналом компании, такие функции как расчет зарплат, командировок налогов и социальных выплат; подготовка и согласование отчетности; учет рабочего времени; поиск и прием на работу новых сотрудников; подготовка годовой оценки деятельности — выполняются на предприятии в автоматическом режиме. За счет новых подходов к работе HR-службы, в компании рассчитывают упростить доступ к HR-функциям вне зависимости от местонахождения сотрудника и времени обращения; эффективно использовать человеческие ресурсы; сократить время на выполнение работы, высвободить ресурсы для новых проектов и задач.
Прежде всего, бизнес старается автоматизировать трудоемкие и длительные по срокам выполнения процессы. Это обзвон кандидатов, расчет премий, организация электронных курсов обучения сотрудников, перечислила уже автоматизированные процедуры в компании начальник отдела по подбору и адаптации персонала «АльфаСтрахование» Анна Воликова.
Поддержку бизнеса в вопросах автоматизации готово оказывать и государство. Серьезная проблема компаний — большое количество форм отчетности: их в сфере кадров около 40. Министерство труда и социальной защиты РФ инициировало работу по аудиту кадровых документов: что-то будет упрощено, что-то — отменено или переведено в электронный документооборот, сказал на Международном Форуме Труда заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости Денис Васильев. По его словам, к 2025 году планируется полностью отказаться от документов на бумажных носителях.
Прежде всего, бизнес старается автоматизировать трудоемкие и длительные по срокам выполнения процессы. Это обзвон кандидатов, расчет премий, организация электронных курсов обучения сотрудников.
Меньше времени
Компании, автоматизировавшие функции HR-службы, считают принятое решение оправданным. Так АО «Тихвинский вагоностроительный завод» (ТВСЗ), внедрив систему управления персоналом и расчета заработанной платы на головном предприятии, намерено установить подобные платформы и на других вагоностроительных предприятиях тихвинской промплощадки — «ТихвинХимМаше», ТСЗ «Титран-Экспресс» и «ТихвинСпецМаше».
«Комплексное применение программного обеспечения в управлении персоналом, бухгалтерском и налоговом учете позволит повысить эффективность работы соответствующих служб этих заводов на 15-20%», — сказал директор по персоналу и социальным вопросам ТВСЗ Виталий Алексеенко. Платформа, которой пользуется ТВСЗ позволяет управлять персоналом предприятия. В частности, система позволила автоматизировать процедуру приема-увольнения сотрудников, расчета отпусков, льгот и заработной платы (в том числе сдельной), премий, надбавок и других выплат. Сервис позволяет быстро подготовить отчетную документацию.
Компания JTI интегрировала в единую систему все процессы расчета зарплаты, учета рабочего времени, кадрового администрирования и оформления документов. В результате исчезла необходимость в дублировании данных (в локальной и глобальной системах), что привело к оптимизации процессов и экономии до 30% рабочего времени специалистов HR и бухгалтерии, отметила менеджер по персоналу входящей в JTI фабрики «Петро» Анна Куликова.
В 2015 году на фабрике «Петро» также была установлена система собственной разработки, позволяющая измерить личную эффективность каждого сотрудника и повысить производительность труда. В этой системе три модуля. Первый регистрирует сотрудников при входе и выходе, фиксирует личные результаты и соотносит выработку с запланированными показателями. Второй — оценивает индивидуальные технические показания. Этот онлайн-тест проходит каждый работник по своему оборудованию, в том числе и по вопросам качества продукции и безопасности работы. Третий модуль анализирует соблюдение рабочих процедур и техники безопасности, фиксирует опоздания, предотвращает возможные поломки оборудования.
По словам Анны Куликовой, через год после внедрения этой системы средняя производительность труда на фабрике выросла на 9%, а 40% всех ключевых показателей деятельности на производстве достигли рекордных значений за все время существования предприятия. Число переработок сократилось на 40%. «Также была пересмотрена система премирования: средний размер премии увеличился за год на 4,5%, а размер премии лучших сотрудников — на 8,3%», — дополнила специалист.
В компании «Альфа-страхование» автоматизирован первоначальный процесс рекрутинга персонала. По словам Анны Воликовой для этих целей страховщик использует сервис «Робот-рекрутер». Данный алгоритм работает следующим образом: «рекрутер» подключен к пяти работным сайтам. По заказу клиента машина делает выборку с этих сайтов по искомым позициям. После она связывается с кандидатами по телефону и предлагает им вакансии компании. Тем, кто заинтересовался предложением, «рекрутер» отправляет на почту подробное описание вакансии и проводит с ними видео-собеседование.
«Использование сервиса позволяет не столько экономить на содержании штата рекрутеров, сколько сокращает временные затраты на поиск кандидатов, а следовательно, дает возможность быстрее достигать бизнес–целей компании», — говорит Анна Воликова.
Человек еще пригодится
Эксперты признают, что реже всего компании автоматизируют процессы адаптации и оценки персонала. Технологии пока не позволяют эффективно подбирать ТОП-менеджеров и специалистов, занимающихся творческим трудом.
«Не автоматизируются или, скорее, не имеет смысла автоматизировать процессы карьерного коучинга, консультирования руководителей и работников по всему спектру вопросов HR, финальные этапы подбора», — считают в «БСХ Бытовые Приборы».
Анна Воликова отмечает, что в рекрутинге пока ни одна технология не позволяет оценить интуитивные вещи, то есть параметры, которые не поддаются жесткой оценке — например, сработается ли кандидат с руководителем. «Робот пока не может придумать за вас процесс или новый подход, систему, скорее он позволяет упростить уже существующее», — считает Воликова.
Сложно автоматизировать и процесс обучения сотрудников. Существуют видеозаписи курсов, разного рода веб-сервисы, но все они пока не могут заменить главного — человеческого опыта работы с другими людьми, говорит Михаил Кирьянов.
Реже всего компании автоматизируют процессы адаптации и оценки персонала. Технологии пока не позволяют эффективно подбирать ТОП-менеджеров и специалистов, занимающихся творческим трудом.
Денежный вопрос
Основное препятствие внедрению автоматизированных решений — отсутствие денег на покупку программного обеспечения, говорит Михаил Кирьянов. «Более половины респондентов сообщила, что бюджет на автоматизацию HR-процессов в их компаниях не предусмотрен», — отметил он.
Тормозит процессы автоматизации и консерватизм бизнеса. Некоторые предприниматели привыкли работать «по старинке и крайне неохотно внедряют новые технологии, опираясь на уже отработанную систему, которая формировалась годами.
Сложности с внедрением автоматизированных решений обусловлены и отдельными требованиями законодательства. Как пояснили в департаменте по работе с персоналом ООО «БСХ Бытовые Приборы», существуют определенные законодательные ограничения. Они устанавливают, в частности, правила сбора и хранения персональных данных, особенно если речь идет о международных компаниях, представленных в России. Кроме того, возникают сложности с интеграцией применяемых решений в системы, используемые регулирующими, надзорными и фискальными государственными органами.
Анна Воликова считает, что широкому внедрению технологий в работу HR-служб препятствует и несовершенство предлагаемого IT-инструментария. Искусственный интеллект пока не может заместить отдельных сотрудников HR-служб, поясняет Воликова.
Основное препятствие внедрению автоматизированных решений — отсутствие денег на покупку программного обеспечения и консерватизм бизнеса.
Очевидно, что ряд решений по автоматизации работы HR-служб уже взят на вооружение бизнесом и доказал свою эффективность. По данным сервиса SuperJob.ru, хотя бы один HR-процесс автоматизирован в 86% компаний. Кадровое делопроизводство автоматизировано в 71% компаний, HR-аналитика и отчетность — в 39%.
В перспективе число автоматизированных функций увеличится. Например, уже тестируются технологии обучения и развития персонала на основе блокчейна, нейросетей, краудсорсинга и машинного обучения. Тем компаниям, которые предпочитают работать «по старинке», придется изменить подходы к работе кадровых служб, чтобы сохранить конкурентоспособность, .
Несмотря на то что пока темпы автоматизации HR-процессов не всегда соответствуют скорости изменения конкурентной среды, тема, безусловно, становится актуальной для все большего числа российских компаний, поэтому станет одним из пунктов повестки следующего Санкт-Петербургского международного форума труда.
.
