Ответ ФГУП «Росморпорт» на современные вызовы цифровых преобразований

Сотрудники ФГУП «Росморпорт», включая все филиалы предприятия, Федеральное агентство морского и речного транспорта и тридцать четыре подведомственных агентству организаций, работают в единой отраслевой системе электронного документооборота. В качестве основы для реализации была определена система документационного управления «Приоритет» (16+). Проект был реализован компанией ЗАО «Диджитал Дизайн» чуть больше, чем за год. О том, как система помогает адаптироваться к текущим реалиям, и о том, как сотрудники проходили через все стадии принятия нового решения, рассказал заместитель генерального директора ФГУП «Росморпорт» Сергей Симонов.

Внедрение новой системы

— Что было стимулом и причиной внедрения единой отраслевой системы электронного документооборота (ЕОСЭД)?

— Сейчас нельзя однозначно указать на причину и стимул возникновения идеи создания ЕОСЭД. Правильнее указать, что замысел формирования подобного рода информационной системы был постоянно после внедрения и ввода в эксплуатацию систем электронного документооборота ФГУП «Росморпорт» и Росморречфлота и организации их взаимодействия.

Скорее всего, создание ЕОСЭД — это ответ на современные вызовы цифровых преобразований в производственной деятельности; переход от обмена документами к обмену данными; придание юридической значимости электронным документам; создание единого информационного пространства взаимодействия в масштабах отрасли.

Этот шаг был первым в направлении цифровых преобразований ФГУП «Росморпорт» как оператора отраслевых информационных систем и решений. Ну и, конечно же, этот «шаг» не был бы реализован без поддержки и участия руководства отрасли и предприятия. На всех этапах разработки и внедрения системы проект поддерживался и заместителем Министра транспорта Александром Ивановичем Пошиваем (на момент внедрения он возглавлял Федеральное агентство морского и речного транспорта), действующим руководителем агентства Андреем Васильевичем Лаврищевым (на тот момент времени он являлся Генеральным директором ФГУП «Росморпорт») и генеральным директором предприятия Александром Александровичем Смирновым.

Также можно отметить, что стимулом стала идея создания не просто информационной системы электронного документооборота, а создание сервиса (информационной услуги) для подведомственных организаций на базе этой платформы.

— Какие цели ставились перед проектом, удалось ли достичь поставленных целей автоматизации?

— В принципе, цели и задачи проекта хорошо определены в техническом задании, но это «сухой» язык технических требований к функционалу информационной системы.

Основной смысл создания ЕОСЭД — это формирование единого информационного пространства взаимодействия между всеми предприятиями и организациями отрасли «Морской и речной транспорт» для обеспечения юридически значимого обмена документами в электронном виде.

По состоянию на сегодня можно сказать, что этой цели мы добились. Каждый день в системе работает несколько тысяч пользователей и организовано взаимодействие 34 подведомственных Росморречфлоту предприятия.

— Какие требования к платформе и решению были важны для Вас при выборе?

— Современный рынок решений по созданию информационных систем электронного документооборота в Российской Федерации представлен целым рядом продуктов, обладающих схожей функциональностью.

Провести оценку качества этих продуктов — очень сложная задача, плюс объективность оценки может не соответствовать требуемым параметрам. Такова уж конъюнктура рынка, и с этим ничего не поделаешь.

Поэтому ФГУП «Росморпорт» определило для себя приоритетом обеспечение максимальной прозрачности и конкурентной привлекательности проводимой закупки услуги по созданию ЕОСЭД.

В рамках конкурентной процедуры были рассмотрены практически все крупные отечественные решения по организации электронного документооборота. Ключевыми параметрами для определения победителя стали цена договора и опыт команды внедрения решения.

Внедрение и период адаптации

— Расскажите о текущей ситуации с применением ЕОСЭД, о масштабах автоматизации? Какая функциональность доступна пользователям?

— Как я уже говорил, сейчас в системе работает 34 предприятия, подведомственных Росморречфлоту, непосредственно Росморречфлот и мы, ФГУП «Росморпорт» (центральный аппарат и все филиалы). Ежедневно фиксируется несколько тысяч подключений/обращений к ресурсам системы.

Непосредственно масштаб системы можно оценить по такому параметру: на технические и регламентные работы у нас есть только два часа. Это интервал с 23:00 до 01:00 по московскому времени, так как в 23 часа работу завершают наши пользователи и потребители услуг в Калининграде, а в час ночи по московскому времени в систему заходят пользователи в Анадыре.

По охвату организаций можно также судить о масштабе и разноплановости наших пользователей — это и администрации морских портов, и администрации внутренних водных путей, все высшие и профессиональные учебные заведения, готовящие специалистов морского транспорта, Администрация Севморпути, Дирекция Госзаказчика и другие организации.

Если рассматривать ФГУП «Росморпорт», то у нас рабочие места системы тиражированы на все филиалы и даже на ледоколы предприятия.

— Какие на Ваш взгляд задачи помогла решить ЕОСЭД во время пандемии?

— Пандемия коронавирусной инфекции Covid-19 изменила наш мир, и сейчас мы уже говорим, что была жизнь «до» этого события и продолжается «после». Хотя вернее сказать, что «после» еще не наступило, так как еще неизвестно, сколько продлится это состояние всей человеческой цивилизации.

Применить термин «помогла» в контексте вопроса не совсем корректно. ЕОСЭД — это просто инструмент, можно, наверное, так сказать. А вот его применение в работе может значительно облегчить решение задач и грамотно организовать рабочий процесс в пандемию. Именно это и произошло с нами.

ЕОСЭД обладает очень «удобным» функционалом организации защищенного удаленного доступа к его ресурсам. В любой точке, где есть подключение к сети Интернет, вы можете работать без каких-либо ограничений и снижения функциональности. Поэтому организовать удаленную работу с документами сотрудников для ФГУП «Росморпорт» и организаций, подключенных к ЕОСЭД, практически не составляет никакого труда. Нет необходимости в развертывании инфраструктуры VDI для этих нужд, организации удаленного подключения к АРМ в офисе, все что нужно — это ссылка в Интернете, логин, пароль, и рабочее место развернуто. Удобно, недорого, быстро.

— Внедрение обеспечило возможность юридически значимого документооборота как внутри ФГУП «Росморпорт», так и между подведомственными предприятиями Росморречфлота, задача ставилась как первоочередная?

— Конечно, переход на юридически значимый документооборот — это важная функциональность, которой хочет добиться любой заказчик при внедрении системы электронного документооборота. Наличие данной функциональности является ощутимой поддержкой в обеспечении документооборота между объектами системы, но основным положительным эффектом от внедрения стала возможность перейти в работе от обмена документами к обмену данными, пусть сейчас эти данные — файлы электронных документов.

Благодаря этому переходу у нас получилось в рамках отдельных бизнес-процессов перейти полностью на безбумажные технологии работы с информацией.

— Как восприняли пользователи новый продукт? Легко ли прошла адаптация к работе в системе?

— Обширное внедрение в нашу жизнь и активное использование новых цифровых технологий — это неизбежный процесс, а, как известно, в человеческой психологии присутствуют следующие стадии принятия неизбежного: отрицание, гнев, торг, депрессия и принятие. В рамках работ по созданию и вводу в эксплуатацию ЕОСЭД мы прошли все эти стадии.

Отрицание: с самого начала проекта находились «доброжелатели», которые отпускали комментарии разного негативного толка: «Зачем это?», «И так все работает», «Опять что-то напридумывали», «Это никогда не заработает». Но прошли установленные тех. заданием сроки, и система была испытана и введена в эксплуатацию, началась следующая стадия.

Гнев: от пользователей стали приходить комментарии, что система не дает им нормально работать, что они не успевают исполнять документы в срок, отсутствует нужная им функциональность. За этот период мы наслушались много чего, но все это пользовательский опыт. Наша задача была грамотно его использовать. Мы дорабатывали функциональность, исправляли ошибки, обучали пользователей. На очереди была следующая стадия.

Торг: руководством предприятия и отрасли была занята жесткая позиция — системе электронного документооборота в формате ЕОСЭД быть, и работать она должна ровно так, как описано в техническом задании.

С этого момента начался торг отдельных пользователей: «Давайте обрабатывать в системе не все документы», «Пусть система будет архивом, а оборот документов оставим на бумаге». Но наше стремление к успешному завершению проекта уже было не остановить. Заручившись поддержкой руководства, мы организационными мерами даже запретили работу с отдельными видами документов в бумажном виде. Началась промышленная эксплуатация системы.

Стадию депрессии пользователей мы даже не заметили. На данном этапе проходили курсы для пользователей, направлялись обучающие материалы, проводились семинары. Сейчас прошла стадия принятия. Система внедрена в отрасли, результаты внедрения я уже указал ранее.

Развитие проекта

— Расскажите, пожалуйста, подробнее о новом статусе и роли ФГУП «Росморпорт» в качестве оператора ЕОСЭД?

— Статус «оператора информационной системы», тем более функционирующей в масштабах целой отрасли, это, конечно же, очень большая ответственность.

Как я говорил ранее, пользователи системы начинают работать в час ночи по московскому времени, а заканчивают работу в 23 часа. Ежедневно работает несколько тысяч пользователей, причем каждый объект системы имеет свой собственный бизнес-процесс документального обеспечения производственной деятельности. Объем обрабатываемых документов — несколько терабайт в год.

Такой вызов требует от нас максимального качества сервиса и нормально функционирующей собственной службы технической поддержки для корпоративных пользователей, а также организации сервиса внешней технической поддержки для обеспечения работоспособности системы в целом. В настоящее время вторая задача передана на аутсорсинг в ЗАО «Диджитал Дизайн».

Без отдельных «шероховатостей» в работе, конечно, не обходится, но, думаю, мы хорошо организовали администрирование ресурсов внешней технической поддержки и успешно решаем данную задачу.

— Какие дальнейшие планы по развитию решения?

— Как информационная система ЕОСЭД обладает полной функциональностью системы электронного документооборота. В настоящее время она позволяет обеспечить полный цикл документооборота в масштабах отрасли.

Вместе с тем, всегда есть пространство для развития системы. Сейчас прорабатывается несколько таких направлений. В первую очередь, это импортозамещение и переход на отечественное базовое программное обеспечение.

Также возможно последующее развитие поисковой подсистемы. В связи с возрастающим объемом информации, все сложнее и сложнее искать необходимые документы. Вариантом решения данной проблемы может быть переход на внедрение интеллектуально поиска данных и документов в базе данных по аналогии с поисковыми системами браузеров Яндекс (16+), Google (16+), Yahoo (16+).

Мы постоянно анализируем рынок платформ электронного документооборота, следим за новинками, проводим оценку возможности дополнения функциональности системы и, при положительном результате, приступаем к ее усовершенствованию. Качество сервиса, удобство работы пользователей и разумная новизна функционала — вот наши базовые принципы развития системы!

— Мы довольно подробно обсудили работы по созданию системы электронного документооборота на базе современного решения ЗАО «Диджитал Дизайн», а какими еще «цифровыми» новинками может удивить ФГУП «Росморпорт»?

— Конечно же, нам есть, о чем рассказать и поделиться цифровыми новинками: это и «Ситуационный центр на базе технологии «Цифрового двойника», и несколько решений по автоматизации лоцманской работы, и автономное судовождение. Кроме этого, мы активно изучаем возможность проектирования и внедрения решений по следующим направлениям: применение элементов технологии искусственного интеллекта в системах управления движением судов; применение дронов: воздушных — для разведки ледовой обстановки в Арктике, подводных — для контроля дноуглубительных работ и оценки технического состояния гидротехнических сооружений; ну и, конечно же, BIM-моделирование.

Но каждая из этих тем довольно «объемна», о них я рассказывал в ходе выступления в июне этого года на шестом отраслевом форуме «Инфраструктура портов: новое строительство, модернизация, эксплуатация», которое подробно было освещено в прессе. Поэтому все, кому интересно узнать больше про эти новинки, могут ознакомиться с информацией в моих ранее изданных публикациях, в новостных обзорах на сайте ФГУП «Росморпорт», а также мы готовы отдельно рассказать по этим решениям при обращении в наш адрес. Мы всегда рады и готовы к диалогу и общению.